Por
Rito Alberto Torres
Subdirector Técnico de la FPFC
y Carlos Alberto Castellanos
Ingeniero de Sistemas de la FPFC

En primer lugar, para poder decidir por el tipo de Base de Datos más adecuado, para gestionar y administrar en un archivo audiovisual los inventarios de soportes, sean rollos en cine, cintas y casetes de video o discos ópticos, además de realizar la descripción de los contenidos que están fijados en esos soportes, es necesario entender qué es una base de datos.

Una base de datos es un conjunto de información estructurada en registros y almacenada en un sistema electrónico legible y consultable desde un computador. Cada registro constituye una unidad autónoma de información que puede estar a su vez estructurada en diferentes campos o tipos de datos que se recogen y están disponibles para su consulta.

En la Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano usamos para la catalogación e inventario de material audiovisual en general tanto de soportes fílmicos como magnéticos en video y demás, la Base de Datos Documental CDS/ISIS en su versión para Windows Winisis, tomando como fundamento que en ella los materiales audiovisuales son documentos que tienen de una parte un contenido y de otra un soporte físico, sólo que es diferente al papel, que fue el soporte tradicional hasta antes de la invención y popularización del cine y la televisión.

Winisis es un motor de base de datos de orden referencial no relacional, es decir trabaja con una sola tabla que define los campos y construye un diccionario de términos dentro de la estructura definida para gestionar la recuperación de información.

CDS/ISIS fue creado y es mantenido por la Organización de las Naciones para la Educación, la Ciencia y la Cultura (Unesco), es de dominio público y actualmente se encuentra en su versión 1.5.3.; se usa en archivos, bibliotecas, centros de documentación y en general para cualquier sistema que maneje información textual, que además requiera un potente sistema de recuperación de información.

CDS/ISIS permite construir y manejar bases de datos estructuradas no numéricas, es decir bases de datos constituidas en su mayor parte por texto. Si bien CDS/ISIS trabaja con textos y palabras, y ofrece por tanto muchas de las herramientas normalmente encontradas en los paquetes de procesadores de textos, no consiste exactamente en un procesador de textos. Esto es así porque los textos que CDS/ISIS procesa están estructurados en categorías de elementos de datos definidos por el usuario.

La característica particular de CDS/ISIS es que ha sido diseñado específicamente para manejar campos (y por consiguiente registros) de longitud variable, lo que permite, por una parte una utilización óptima de los discos de almacenamiento, y por otra, una completa libertad a la hora de definir la longitud máxima de cada campo.

Un campo puede ser opcional (es decir, puede estar ausente en uno o más registros), puede contener un simple elemento dato, o dos o más elementos con datos de longitud variable. En este último caso se dice que el campo contiene subcampos, cada uno de los cuales se identifica por un delimitador de subcampo de dos caracteres, que precede al correspondiente elemento.

Además un campo puede ser repetible, es decir un determinado registro puede contener más de una instancia u ocurrencia en el campo.

Las principales funciones que permite una base de datos en CDS/ISIS son:

1. Definir una base de datos con los elementos y datos requeridos por el usuario.

2. Ingresar nuevos registros en una base de datos ya determinada.

3. Modificar, corregir o borrar registros existentes.

4 Construir automáticamente el acceso a los archivos de cada base de datos y mantener un rápido proceso en las búsquedas.

5. Recuperar registros a partir de la descripción de su contenido, gracias a la definición de unos descriptores generales, pero a la vez precisos, que filtran la información.

6. Visualizar los registros o porciones de ellos de acuerdo con los requisitos y necesidades de la búsqueda.

7. Ordenar los registros en cualquier secuencia deseada.

8. Imprimir catálogos, parciales o totales, o índices.

9. Desarrollar aplicaciones especiales usando las facilidades integradas de programación.

Características Generales del Sistema