Reglamento y políticas de servicio

Políticas de servicios y uso

Propiciar y permitir el acceso público a las colecciones que hacen parte del patrimonio audiovisual colombiano que se encuentran en la Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano.

Algunos servicios tienen un costo que debe ser asumido por el usuario. Estos pagos se reinvierten en el cuidado y mantenimiento de las colecciones que salvaguarda la entidad.

En la prestación de los servicios se ofrecen tarifas preferenciales para estudiantes, personas de la tercera edad y niños, así como también a poblaciones étnicas minoritarias, a personas con algún tipo de incapacidad física y a entidades que representan a cualquiera de los grupos anteriores.

Las acciones y gestiones de la Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano se ejecutan en el marco del respeto a la legislación nacional e internacional vigente y acogiendo el Código de Ética promulgado por la FIAF (Federación de Internacional de Archivos Fílmicos) que la institución suscribió en su totalidad.

Para acceder adecuadamente a nuestros servicios se sugiere leer el reglamento general y de utilización.

Reglamento general del archivo

La FUNDACIÓN, de acuerdo a su objeto social, recibirá materiales fílmicos y similares, de acuerdo con las siguientes normas:

ARTÍCULO 1. º. DE LA ENTREGA. La FUNDACIÓN realizará una inspección preliminar del material recibido y elaborará una ficha de entrada en la cual se anotarán, entre otras informaciones, la fecha de ingreso del material y su identificación inicial por título anunciado, informaciones que junto con las disposiciones del presente reglamento harán parte integrante del contrato que se firmará para formalizar la entrega. Seguidamente la FUNDACIÓN procederá a su almacenamiento bajo su control y vigilancia.

El material recibido por la FUNDACIÓN podrá ser incluido en los Catálogos de Servicio, para ser consultado por los usuarios con fines didácticos, difundidos en proyecciones no comerciales dentro y fuera de la FUNDACIÓN y reutilizado en nuevas producciones, siempre y cuando no estén sujetos a restricciones contractuales o de naturaleza técnica determinadas por la FUNDACIÓN en cumplimiento de su objeto primordial de conservación.

ARTÍCULO 2. º. RETIRO DEL MATERIAL. El retiro temporal o definitivo del material por parte del interesado, está sujeto a solicitud previa y escrita de éste, dejando a salvo las estipulaciones contractuales. El retiro frecuente del material objeto de esta reglamentación estará sujeto a previo y expreso acuerdo con la FUNDACIÓN.

PARÁGRAFO ÜNICO. º. La entrega o envío por parte de la FUNDACIÓN de materiales en retiro temporal, se realizará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud y previo el pago de los costos y gastos según las tarifas fijadas por la FUNDACIÓN. Para el retiro definitivo, si fuere procedente, el interesado presentará solicitud con tres (3) meses de anticipación a la fecha del retiro del material.

ARTÍCULO 3. º. RESPONSABILIDAD DE LA FUNDACIÓN. La FUNDACIÓN recibirá materiales de cualquier formato y en cualquier soporte (cine, video), sin distinción de contenidos ni versiones, pero podrá abstenerse de recibir aquellos que por su grado de deterioro ya no sean susceptibles de tratamiento ni conservación y podrá limitar también el número de elementos recibidos de un mismo título. La FUNDACIÓN podrá recibir, igualmente, material y elementos complementarios tales como fotos, guiones, carteles y toda otra documentación que contribuya a preservar la memoria audiovisual.

PARÁGRAFO 1. º. La FUNDACIÓN se compromete a disponer de todos los medios a su alcance para la óptima conservación del material recibido, pero no es en ningún caso responsable, ni aún por culpa leve, de los deterioros, daños o pérdidas, parciales o totales, especialmente de aquellos ocasionados por la degradación evolutiva o natural, o por acción de agentes externos o naturales como los hongos y bacterias.

PARÁGRAFO 2. º. La FUNDACIÓN, si fuere el caso, podrá regresarle al interesado, total o parcialmente, el material que sufriere un grado de deterioro que haga aconsejable su destrucción, o los destruirá de común acuerdo con él, o por su cuenta si en un plazo de tiempo razonable, a juicio de la FUNDACIÓN, no es posible realizar la consulta pertinente.

ARTÍCULO 4. º. COSTOS. La FUNDACIÓN, por su propia iniciativa o por solicitud del interesado, podrá ejecutar o hacer ejecutar de terceros, bajo su supervisión, trabajos de restauración, duplicación o cualquier otro encaminado a la conservación del material contratado. El valor de estos trabajos será cancelado por el interesado que los haya solicitado, siempre y cuando la FUNDACIÓN haya sido autorizada contractualmente para ello.

Si los trabajos se realizan por iniciativa de la FUNDACIÓN y son financiados por ésta o con fondos conseguidos por ella, las copias o elementos que resultan de dichos trabajos serán propiedad de la FUNDACIÓN quién podrá utilizarlos libremente dentro de las mismas autorizaciones o reservas señaladas por el interesado para el material original.

ARTÍCULO 5. º. DERECHOS PATRIMONIALES. En todos los casos de solicitudes por parte de terceros para la utilización comercial en todo o parte del material contratado, la FUNDACIÓN sólo accederá a ella siempre y cuando estuviere facultada contractualmente, bajo su supervisión y control técnico.

PARÁGRAFO. La relación establecida entre la FUNDACIÓN y el cedente no implica responsabilidad por parte de la FUNDACIÓN en el caso de apropiación indebida de derechos patrimoniales por el cedente.

ARTÍCULO 6. º. Se entiende que por su carácter de institución sin ánimo de lucro, la Fundación podrá usar los materiales integrados a su archivo de acuerdo con la legislación vigente por lo que los ingresos que reciba por este concepto serán aplicados al cumplimiento de su objetivo social. También podrá intercambiar el material contratado con otros archivos similares que se comprometan a respetar las autorizaciones y limitaciones señaladas por el cedente.

ARTÍCULO 7. º. Las personas jurídicas o naturales que entreguen materiales a la FUNDACIÓN en calidad de cedentes temporales o definitivos, o a cualquier otro título, aceptan, por conocerlo, el presente reglamento dentro de las cláusulas especiales del contrato celebrado.

Reglamento de utilización

La utilización de los materiales de archivo por parte del público, se permitirá cuando se cumplan los siguientes requisitos:

ARTÍCULO 1. º. Toda solicitud de uso del archivo, debe ceñirse a lo establecido en el presente reglamento. La FUNDACIÓN estudiará todas las solicitudes y, de acuerdo a su viabilidad, les comunicará a los interesados su decisión.

ARTÍCULO 2. º. Por ser la FUNDACIÓN una entidad dedicada a la preservación de los bienes entregados por los cedentes, o interesados, el acceso a ellos está sujeto a limitaciones técnicas impuestas por la naturaleza de los materiales, a restricciones de los contratos de cesión temporal o definitiva y a la disponibilidad de los mismos.

ARTÍCULO 3. º. El archivo de imágenes en movimiento de la FUNDACIÓN, ha sido clasificado en la siguiente forma:

1. Copias Circulantes, que pueden ser proyectadas fuera de las instalaciones de la FUNDACIÓN.
2. Copias de Consulta, que únicamente pueden ser consultadas en las instalaciones de la FUNDACIÓN.
3. Matrices, destinadas exclusivamente a la preservación.

ARTÍCULO 4. º. COPIAS CIRCULANTES. Las copias circulantes pueden ser exhibidas únicamente por entidades sin ánimo de lucro, en funciones no comerciales, mediante el pago de costos de conservación y la contratación de garantía suficiente a criterio de la FUNDACIÓN, la cual podrá ser una póliza de responsabilidad emanada de una compañía de seguros. Los usuarios deberán hacer sus solicitudes con un mes de anticipación, y en ella especificar el número de proyecciones, las fechas y sitios; la solicitud debe ser firmada por el Representante Legal, si se trata de personas jurídicas.

El transporte y el valor de la garantía o de los seguros serán a cargo del solicitante, y el material debe ser devuelto a la FUNDACIÓN el día hábil siguiente a la última exhibición permitida.

ARTÍCULO 5. º. COPIAS DE CONSULTA. El acceso a las copias de consulta, en las instalaciones de la FUNDACIÓN, será permitido a investigadores, acreditados que lo soliciten por escrito indicando el objeto de la consulta. La FUNDACIÓN se reserva el derecho de señalar el procedimiento de consulta en todos los casos.

En los casos de consulta en moviola, la operación de la misma estará a cargo de un funcionario de la FUNDACIÓN, y el número de asistentes estará limitado a cuatro personas. Para las proyecciones en auditorio los cupos estarán limitados a la capacidad del salón.

Las solicitudes de consulta deberán ser formuladas cinco (5) días hábiles antes de la fecha prevista para ella, y confirmadas mediante la cancelación previa del costo del servicio, fijado por la FUNDACIÓN.

ARTÍCULO 6. º. MATRICES. El acceso a las matrices será permitido a discreción de la FUNDACIÓN y dentro de sus instalaciones a investigadores especializados y a productores que lo soliciten por escrito o indicando el objeto de la consulta, los materiales que deseen examinar y el uso que tienen previsto. Las condiciones de plazos, turnos y costos serán similares a las de otras consultas.

Cuando el objeto de la consulta especializada sea la selección de materiales para ser utilizados en nuevas producciones, deberán observarse las siguientes normas:

1. La autorización para duplicación de materiales del archivo que estén protegidos por los derechos del cedente, deberá ser dada por éste, por escrito, antes del procesamiento de la solicitud.
2. Los trabajos de duplicación, requeridos por los usuarios, serán realizados por la FUNDACIÓN o por establecimientos designados por ella, y bajo su supervisión. Los costos de los mismos serán por cuenta del usuario.
3. Los usuarios cancelarán el 50% del costo estimado de duplicación previamente a la ejecución de los trabajos, y el saldo a la entrega de los mismos.
4. Al recibo de los duplicados el usuario firmará un documento de compromisos con la FUNDACIÓN, por medio del cual ésta autoriza su uso para el propósito declarado por el solicitante, y éste se compromete a no darle ningún uso distinto al declarado.

Última actualización diciembre de 2006